Обзор казначейства в 1С:Управление торговлей (1С:УТ)

Казначейство в 1С:Управление торговлей (1С:УТ) — это набор инструментов для управления денежными средствами компании. Оно позволяет контролировать потоки наличных и безналичных денежных средств, управлять расчетами с контрагентами, анализировать задолженность и планировать платежи. В данной статье мы подробно рассмотрим возможности казначейства в 1С:УТ, включая такие ключевые функции, как платежный календарь, заявки на расходование денежных средств, контроль лимитов и учет различных форм платежей.

Платежный календарь

Платежный календарь — это инструмент, который позволяет компании оптимизировать управление денежными потоками и повысить прозрачность финансового учета. Его основное предназначение — централизованное планирование и контроль платежей с учетом доступных денежных средств, обязательств перед контрагентами и будущих поступлений.

Платежный календарь в 1С:Управление торговлей

К возможностям платежного календаря в 1С:Управление торговлей относятся:

• Планирование платежей с учетом отсрочек. Система позволяет учитывать отсрочки платежей, предусмотренные договорными условиями с контрагентами. Это особенно важно для оптимизации финансовых потоков, поскольку позволяет синхронизировать обязательства с реальными поступлениями средств.
• Интеграция наличных и безналичных операций. В платежном календаре учитываются все виды операций: как по расчетным счетам, так и в кассе. Это дает полную картину состояния денежных средств компании.
• Сравнение планируемых и фактических денежных потоков. Система позволяет сопоставлять запланированные платежи и реальные операции, что упрощает анализ выполнения финансовых планов и выявление отклонений.
• Автоматизация формирования графика платежей в 1С УТ. На основании данных о заявках на расходование денежных средств и учетных документах (например, счетов и накладных) автоматически формируется график платежей.
• Анализ дефицита денежных средств. При нехватке средств система может уведомлять пользователей о критическом дефиците. Это позволяет оперативно принимать решения о привлечении финансирования или пересмотре графика платежей.

Преимущества использования платежного календаря в 1С:УТ:

• Финансовые операции становятся прозрачными, их можно легко отследить.
• Исключается риск пропуска важных платежей.
• Сокращается время на формирование планов и отчетов.
• Возможность заранее увидеть кассовые разрывы и своевременно принять меры.

Как использовать платежный календарь в 1С:УТ?

В первую очередь в системе задаются параметры учета: статьи движения денежных средств (ДДС), источники финансирования, лимиты и условия отсрочки. В календарь подтягиваются заявки на расходование денежных средств, счета к оплате и ожидаемые поступления. Финансовый менеджер может анализировать текущий статус операций, изменять приоритеты платежей или вносить корректировки.

По итогам работы можно сформировать отчеты о выполнении графика платежей, выявленных кассовых разрывах и анализе эффективности использования средств.

Заявки на расходование денежных средств 

Заявки на расходование денежных средств (ЗРДС) в 1С:УТ помогает упорядочить процесс оформления расходов компании. ЗРДС позволяют контролировать использование финансовых ресурсов, проверять их соответствие установленным лимитам и оптимизировать процессы согласования платежей.

С их помощью можно фиксировать необходимость любых трат, начиная от оплаты услуг и материалов до прочих операционных расходов. Каждая заявка оформляется с указанием суммы, статьи бюджета и контрагента. При создании заявки система 1С:УТ автоматически проверяет доступные лимиты по статьям ДДС, бюджетам или расчетным счетам. Это предотвращает превышение утвержденных бюджетных ограничений.

В 1С:УТ предусмотрена возможность согласования заявок на разных уровнях: от непосредственного инициатора до руководителей и финансовых служб. Каждая заявка имеет свой статус: «На согласовании», «Утверждена», «Отклонена» или «Исполнена». Это позволяет пользователям видеть, на каком этапе находится запрос, и оперативно реагировать на изменения.

После утверждения заявка на расходование средств автоматически добавляется в платежный календарь, что упрощает планирование платежей.

Заявка на расходование ДС в 1С:Управление торговлей

Система заявок на расходование денежных средств в 1С:УТ помогает сократить время на согласование расходов, исключить превышение бюджета или нецелевые траты, повысить уровень финансового контроля в компании.

Контроль лимитов и целевого использования ДС 

Контроль лимитов расходования денежных средств в 1С:УТ позволяет обеспечить строгую финансовую дисциплину и избежать перерасхода бюджета. Система предоставляет гибкие инструменты для планирования, мониторинга и анализа исполнения лимитов на уровне как всего предприятия, так и его подразделений.

Отчет о лимитах расхода ДС в 1С:Управление торговлей

В 1С:УТ можно заранее определить, сколько денежных средств потребуется для каждого подразделения, организации или статьи движения денежных средств (ДДС). При оформлении заявки на расходование денежных средств система автоматически проверяет, укладывается ли сумма в установленный лимит. В случае превышения лимита заявка требует дополнительного согласования, и в ней отмечается признак «Сверх лимита».

Для удобного контроля расходов предусмотрен отчет «Лимиты расхода денежных средств», который позволяет увидеть:

• Установленные лимиты по статьям ДДС.
• Фактические расходы.
• Превышение или остаток доступных средств.

Лимиты можно задавать как для предприятия в целом, так и для отдельных подразделений или юридических лиц. Это особенно полезно для компаний с разветвленной структурой.

Отчет о лимитах расхода денежных средств позволяет оперативно выявлять превышения и оставшиеся резервы, планировать корректировку бюджета по конкретным статьям, повышать контроль за использованием ресурсов в рамках утвержденных лимитов.

Учет наличных ДС 

Учет наличных денежных средств в 1С:УТ организован с помощью кассовых ордеров, что позволяет эффективно контролировать операции с наличностью, включая поступления и выдачи денежных средств.

В 1С:УТ предусмотрены два типа кассовых ордеров: приходные и расходные. Они используются для документирования всех операций с наличными средствами. Система автоматически генерирует отчеты по кассе, которые позволяют контролировать все операции с наличными средствами. Это включает сводную информацию о поступлениях и расходах, а также актуальный остаток денежных средств в кассе.

Учет наличных денежных средств в 1С:УТ

В 1С:УТ доступно рабочее место для работы с приходными кассовыми ордерами, где отображается список всех распоряжений на поступление денежных средств. В этом списке можно увидеть различные типы хозяйственных операций, такие как:

• Поступление оплаты из кассы ККМ.
• Поступление оплаты от клиентов.
• Поступление от другой организации.
• Возврат оплаты от подотчетного лица.
• Возврат оплаты от поставщика.

Для оформления расходных кассовых ордеров в 1С:УТ предусмотрено отдельное рабочее место — Расходные кассовые ордера, где отображаются все распоряжения на выдачу наличных денежных средств. Это позволяет документировать операции, такие как:

• Выдача денежных средств в кассу ККМ.
• Выдача денежных средств подотчетникам.
• Оплата поставщику.
• Возврат оплаты клиенту.

Для обеспечения точности учета и контроля за наличными средствами, в 1С:УТ предусмотрена функция инвентаризации наличных денежных средств. Этот инструмент позволяет отразить учетные и фактические остатки наличных ДС в кассах предприятия, а также оформить их излишки или недостачи.

Учет наличных денежных средств в 1С:УТ обеспечивает эффективное управление кассовыми операциями, помогает контролировать поступления и расходования наличности, а также позволяет своевременно выявлять недостачи или излишки. Инструменты, такие как приходные и расходные кассовые ордера, инвентаризация и автоматические отчеты, делают процесс учета быстрым, точным и прозрачным.

Учет безналичных ДС 

Учет безналичных денежных средств в 1С:УТ обеспечивает контроль всех операций, проводимых через расчетные счета организации. Этот процесс охватывает регистрацию поступлений и списаний с расчетных счетов, позволяет следить за сроками и статусами платежей, а также отражать операции в платежном календаре.

Все безналичные платежи, как поступления, так и списания, регистрируются с указанием контрагентов, что упрощает отслеживание платежей и их правильное отражение в учете.

В 1С:УТ реализован контроль сроков выполнения платежей и их статусов, что позволяет своевременно выявлять задержки и предотвращать несоответствия в планировании денежных потоков.

Все безналичные операции автоматически отражаются в платежном календаре, что помогает интегрировать этот процесс в общий учет денежных средств и позволяет в реальном времени отслеживать состояние расчетных счетов.

Для работы с безналичными платежами в 1С:УТ предусмотрено специализированное рабочее место «Безналичные платежи». Оно позволяет отражать различные операции поступления и списания денежных средств с расчетных счетов организации. Кроме того, оно дает возможность подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету.

Учет безналичных денежных средств в 1С:УТ

Для отражения поступлений на расчетный счет используются документы «Поступление безналичных ДС». Эти документы позволяют учесть типовые операции, такие как:

• Поступление оплаты от клиента.
• Поступление от другой организации.
• Сдача наличных в банк.
• Погашение займа контрагентом.
• Прочие поступления.

Для учета списаний с расчетного счета используются документы "Списание безналичных ДС", в которых также указываются типовые операции, такие как:

• Оплата поставщику.
• Выдача денежных средств подотчетному лицу.
• Таможенные платежи.
• Прочие расходы.
• Выдача займа контрагенту.

Учет безналичных денежных средств в 1С:УТ предоставляет организациям эффективные инструменты для контроля операций с расчетными счетами, позволяя интегрировать эти операции в общий учет денежных средств и платежный календарь. Удобные сервисы обмена с банками и контроль статусов платежей помогают повысить безопасность, точность и своевременность всех расчетов.

Расчеты с подотчетными лицами 

Расчеты с подотчетными лицами в 1С:УТ позволяют автоматизировать учет авансовых операций, контролировать движение средств, выданных сотрудникам, и обеспечивать прозрачность финансовых операций. Этот функционал используется для учета выдачи денежных средств подотчетным лицам, их возврата, а также оформления авансовых отчетов.

В 1С:УТ можно фиксировать следующие операции:

• Закупка товарно-материальных ценностей. Учет расходов на закупки, произведенные подотчетным лицом, с детализацией по статьям расходов.
• Командировочные и прочие расходы. Отражение расходов, связанных с командировками или другими целями, через документы авансовых отчетов.

Документ «Авансовый отчет» в 1С:УТ используется для подтверждения расходов подотчетных лиц. Этот документ позволяет:

• Указать цель расходования денежных средств.
• Отразить сумму, потраченную по каждой статье расходов.
• Проанализировать перерасход или неиспользованный остаток аванса.

Выдача авансов подотчетным лицам в 1С:УТ

Функционал учета расчетов с подотчетными лицами в 1С:УТ значительно упрощает работу с авансовыми операциями, обеспечивая строгий контроль использования денежных средств и прозрачность всех расчетов. Инструменты анализа и отчетности помогают поддерживать финансовую дисциплину в организации и предотвращать перерасход или несвоевременное предоставление отчетности.

Управление взаиморасчетами и задолженностью 

Функция управления взаиморасчетами в 1С:УТ обеспечивает полный контроль за расчетами с контрагентами, включая учет задолженности, проведение взаимозачетов и формирование аналитической отчетности.

Система позволяет вести раздельный учет задолженности по контрагентам и договорам. Это включает управленческий учет взаиморасчетов с партнерами и регламентированный учет расчетов с контрагентами. Учет может вестись с детализацией до уровня договора, заказа и накладной.

В 1С:УТ можно формировать и согласовывать акты сверки взаиморасчетов, которые помогают подтверждать суммы обязательств между организацией и контрагентами. Система предоставляет инструменты для анализа расчетов и выявления просроченной задолженности и сумм, подлежащих оплате.

В 1С:УТ доступны следующие отчеты:

• Задолженность клиентов по срокам: для анализа дебиторской задолженности.
• Задолженность поставщикам по срокам: для контроля кредиторской задолженности.
• Сверка расчетов: для выявления расхождений в данных о взаиморасчетах.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью в 1С:УТ

Возможности системы в части взаимозачетов включают:

• Взаимозачет между двумя клиентами или поставщиками, работающими с одной организацией.
• Взаимозачет внутри одного контрагента по различным объектам расчетов.
• Проведение взаимозачета между двумя организациями для одного контрагента.
• Зачет встречных обязательств (бартер).

Функция управления взаиморасчетами и задолженностью в 1С:УТ — это эффективный инструмент для оптимизации работы с дебиторской и кредиторской задолженностью. Она обеспечивает учет расчетов в соответствии с договорными обязательствами, предоставляет возможности для анализа текущего состояния взаиморасчетов и упрощает взаимодействие с контрагентами.

Учет кредитов, депозитов и займов

1С:УТ предоставляет инструменты для регистрации условий договоров, расчета обязательств и анализа данных по кредитам, депозитам и займам. Это помогает планировать платежи, контролировать задолженность и вести учет начислений.

Для анализа и контроля предусмотрены аналитические отчеты:

• Реестр договоров. Отображает информацию о взаиморасчетах по кредитным, депозитным договорам и займам.
• План-фактный анализ оплат и начислений. Показывает отклонения между плановыми и фактическими данными по платежам и начислениям с учетом комиссии.

Начисления по кредитам и депозитам в 1С:УТ

Функционал учета кредитов, депозитов и займов в 1С:УТ помогает предприятиям эффективно управлять обязательствами, минимизировать риски и соблюдать условия финансовых договоров.

Заключение

Функционал казначейства в 1С:Управление торговлей (УТ) предоставляет современные инструменты для управления финансами, контроля за движением денежных средств и анализа взаиморасчетов. Применение 1С:УТ упрощает планирование финансовых потоков, обеспечивает соблюдение лимитов и целевое использование денежных средств. Благодаря гибкости настройки и разнообразию аналитических отчетов, система помогает принимать обоснованные управленческие решения, повышая эффективность работы предприятия.